9.3技能实训：发送企业公关邮件

实训的目的、内容与要求

E-mail是企业开展网络公关的必备工具，本实训重点介绍如何建立客户邮件组，如何撰写电子邮件，怎样发送电子邮件到邮件组。通过实训，掌握利用E-mail开展企业网络公关的基本方法。

  操作步骤

1.申请免费电子邮箱

登录到WWW.TOM.COM的首页，如图9-1。单击“免费邮箱”，按照提示操作，直到成功申请个人免费邮箱。

图9-1 TOM.COM的首页

2.查看“Outlook Express 的TOM.COM信箱初始设置”资料

登录到WWW.TOM.COM主页上，使用已申请的免费邮箱用户名、密码、登录TOM免费邮箱，出现TOM.COM邮箱首页。单击“帮助”导航条，单击“Outlook Express 的TOM.COM信箱初始设置”超链接，之后可以看到相关资料如下：

⑴作为邮件管理的第一步，是设置邮件账号。点击［工具］→［帐号］

⑵在Internet帐户窗口，邮件选项下，点击［添加］，选择“邮件”项。

⑶进入Internet连接向导，先是“您的姓名”项，填入您想在发件人中显示的名字；

⑷接着进入“Internet电子邮件地址”项，一般情况下，我们选择“我想使用一个已有的电子邮件地址”，然后在电子邮件地址栏中填入已经申请过的电子邮件地址，如：test@tom.com ；

⑸下一步比较重要，需要填入电子邮件服务器名，这依据您申请的邮箱而有所不同。 POP3服务器(InComing Server):pop.tom.com ；SMTP服务器(OutGoing Server): smtp.tom.com；

⑹键入你的帐户名和密码，就OK了。

⑺请别忘了设置外发服务器SMTP认证：

①工具--->帐号

②选择您要设置的帐号,点选“属性”按扭

③点选“服务器”选项卡

④在“发送邮件服务器”版块中的“我的服务器要求身份验证”前的复选框打勾，确定即可。

3.在Outlook Express中添加邮件帐号

本实训选用Microsoft Outlook Express发送电子邮件。正如现实生活中，有了“邮政局”的支持，才能保证邮件的畅通，使用Outlook Express接收/发送电子邮件，同样需要配置邮局（添加邮件）。具体步骤如下：

⑴启动Outlook Express。单击 Windows任务栏上的图标，进入Outlook Express主窗口，如图9-2所示。

图9-2 Outlook Express主窗口

⑵使用菜单操作，选择“工具”→“帐户…”命令，在“Internet帐号”对话框中选择“邮件”选项卡，如图9-3所示。

图9-3 “Internet帐号”对话框

⑶单击“添加”按钮，在弹出的菜单中选择“邮件”命令，打开“Internet 连接向导”对话框（如图9-4所示），输入显示姓名。

图9-4 Internet 连接向导之显示姓名对话框

⑷单击“下一步”按钮，在“Internet 连接向导”—“Internet电子邮件地址” 对话框中，选择“我想使用一个已有的电子邮件地址”单选框，并在“电子邮件地址”文本框中输入自己已有的E-mail地址，如图9-5。

图9-5 Internet 连接向导之电子邮件地址对话框

⑸单击“下一步”按钮，在“Internet 连接向导”—“电子邮件服务器名”对话框中输入接收邮件服务器和外发邮件服务器的地址。如图9-6。

图9-6  Internet 连接向导之电子邮件服务器名对话框

⑹单击“下一步”按钮，出现 “Internet 连接向导”—“Internet Mail登录”对话框。系统自动在“帐户名”文本框输入用户E-mail地址的前缀名称，帐号密码一般不在此处输入，如图9-7。

图9-7  Internet Mail登录对话框

⑺单击“下一步”按钮，在出现结束设置的对话框中，单击“完成”按钮。

⑻设置外发服务器SMTP认证：工具——帐号，选择您要设置的帐号，单击“属性”按扭，单击“服务器”选项卡，在“发送邮件服务器”版块中的“我的服务器要求身份验证”前的复选框打勾，

4.收集客户邮箱地址

客户的电子邮件地址同客户的联系地址、电话号码或者传真号码一样都是营销的重要信息，收集客户邮箱地址可有多种途径。可以从客户的名片上、从客户的宣传材料、从客户的企业网站以及客户的电子邮件获得。

5.添加客户邮箱地址到通讯簿

图9-8 新建联系人

6.创建联系人组

通过创建联系人组，可以方便地将电子邮件发送给一组收件人，如商业伙伴、同学等。发送邮件到组中的所有用户，只要使用组名即可，不必分别发送到每个联系人。操作步骤：

⑴打开通讯簿，使用菜单操作，文件——新建组，出现“组”属性窗口，如图9-9。

图9-9 新建组

⑵在组名框中，键入组的名称，如“华北区客户”，然后为该组添加成员。将客户邮件添加到组中有多种方法，第一种：从窗口底部直接打入组中成员的“姓名”及“电子邮件”，单击“添加”即可加入新成员到本组。第二种：单击窗口左侧的“选择成员”，然后从通讯簿列表中的选择要加入的成员即可。第三种：单击窗口左侧的“新联系人”，输入“姓名”、“电子邮件”等信息即可。

7.撰写电子邮件

⑴准备签名资料。为方便对方联系，企业发出去的每一封邮件都应该带有尽可能详细的联系信息。

⑵在Outlook Express中制作“签名”。具体步骤为：启动Outlook Express，使用菜单操作“工具”——“选项”——“签名”，在“编辑签名”的文本框中输入三木公司的联系信息（如上），选择“在所有待发邮件中添加签名”复选框，选择“不在回复和转发的邮件中添加签名”复选框，单击“确定”按钮，完成设置。如图9-10。之后发送的每封邮件，都将在其末尾自动添加“签名”信息。

图9-10 制作邮件签名

⑶撰写电子邮件正文。例如：三木公司为华北区客户发送的新春问候邮件正文。

尊敬的三木公司华北区客户：

您好！请接受来自三木公司的诚挚问候。

三木蓄电池制造有限公司，是中国铅酸蓄电池的主要生产厂家之一，积二十多年的蓄电池生产和销售经验，可以提供起动型、牵引型、固定型等多种用途、多种系列的铅酸蓄电池。多年来，在各位客户的大力支持下，三木蓄电池产品已销往包括中国、美国、加拿大、澳大利亚、俄罗斯和欧洲等多个国家或地区，并得到广大用户的好评。

一年一度的春节是中华民族的重大节日，值此新春佳节之际，请接受来自三木公司的衷心祝福！同时我们为各位客户精心准备了一份精美的贺年礼物，并已用特快专递方式邮寄。我们盼望各位客户能早日收到礼物，并衷心祝愿各位客户新年新气象，事业更发达！

8.发送邮件到组

通过创建邮件组，可以将邮件发送给组中的所有成员，具体操作步骤：

⑴在Outlook Express主画面，单击工具栏上的“新邮件”按钮，打开“新邮件”窗口，如图9-11。

图9-11 发送邮件

⑵单击“收件人”按钮，在之后打开的“选择收件人”窗口中，选择“华北区客户”为“邮件收件人”。

⑶在“主题”文本框，输入“来自三木的新春祝福”

⑷在“正文”区，输入已准备好的邮件正文如上。当然会看到，在邮件正文的末尾系统自动加入签名信息。

⑸单击“发送”按钮，即可成功发送邮件到指定组。

 技巧传授：设计一个有吸引力的邮件主题以及简明扼要，有理有节，富有创造性的邮件正文都是一个成功公关邮件的重要因素。另外三木公司规定，发出去的任何电子邮件都必须提供详细的联系信息。这一点也很重要，同时也是一个好的工作习惯。不要认为已经和对方来来回回地通过多次电子邮件，对方看到邮件就一定知道自己是谁。实际上，收件人在日常业务中，每天都会收到大量的电子邮件。为了方便对方和自己沟通，在每封邮件中提供详细的联系信息是必要的。